انتخاب نرم افزار مناسب

از آنجا که انتخاب نرم افزار برای مدیریت آموزشگاه امری بسیار مهم و ضروری است، و انتخاب اشتباه نرم افزار ممکن است خسارات زیادی برای آموزشگاه بوجود آورد، دقت در انتخاب نرم افزار از اهمیت بالایی برخوردار است. این امر قبل از انتخاب نرم افزار به حدی مهم است که می تواند در مدت حیات آموزشگاه تاثیر گذار باشد. پس مطالعه این نکات خالی از لطف نیست :

شناخت امکانات نرم افزار و تطبیق با نیاز

اولین و مهم ترین عاملی که در انتخاب نرم افزار آموزشگاه نقش کلیدی دارد، شناخت امکانات نرم افزار است. روش های شناسایی نرم افزار مناسب:

• مراجعه به سایت شرکت تولید کننده نرم افزار
• بررسی و نصب نسخه دموی نرم افزار
• پرس و جو از عوامل فروش شرکت 
• پرس و جو از دیگر آموزشگاه های همکار (در صورت امکان)

پس از شناخت امکانات نرم افزار، می بایست آنها را با نیازهای آموزشگاه خود تطبیق دهید و درصورت کارا بودن آن نرم افزار به سراغ مراحل بعدی بروید.

بررسی سابقه شرکت تولید کننده نرم افزار

در ابتدا اکیدا توصیه می کنیم که نرم افزار مدیریت آموزشگاه را از شرکت هایی خریداری کنید که تمرکزشان روی مدیریت آموزشگاه است و فقط در همین حوزه فعالیت می کنند. چرا که نرم افزارهایی که یکی از شاخه های فعالیتشان حوزه مدیریت آموزشگاه است طبیعتا مشکلات نرم افزار ها را عمقی نمی شناسند و میبینیم که در این نوع نرم افزارها فقط نیازهای عمومی و کلی دیده شده است و روی کارکرد سایر بخش ها بسته ای ارائه نکرده اند. از جمله عوامل مهمی که در انتخاب نرم افزار نقش دارد، مسئله سابقه شرکت ارائه دهنده است. معمولا شرکت ها در بخش درباره ما، یا سوابق یا تاریخچه سایت خود، زمان شروع به فعالیت شرکتشان را بیان می کنند. نکته مهم اینست که سابقه حضور شرکت، بیانگر کیفیت و ماندگاری آنها در بازار پر رقابت است. هم چنین از میزان سابقه شرکت می توان پختگی نرم افزار ارائه شده را سنجید. چرا که تمامی نرم افزارها (حتی نرم افزارهای شرکت های بزرگ مثل مایکروسافت و گوگل) دارای باگ هستند و هر روز ایرادات جدیدی بر آن وارد می شود. از این رو هرچه نرم افزار با سابقه تر باشد طبیعتا باگ کمتری در آن یافت خواهد شد.

بررسی کیفیت پشتیبانی از نرم افزار

بهترین نرم افزار، بدون پشتیبانی به بدترین نرم افزار تبدیل خواهد شد. طبیعتا اکثر افرادی که با نرم افزار سروکار دارند افراد فنی نیستند. حتی اگر فنی هم باشند باز هم یکسری کارها فقط توسط نیروهای پشتیبان شرکت ارائه دهنده نرم افزار قابل انجام است. اگر این پشتیبانی ضعیف باشد و نتواند بموقع مشکلات شما را حل کند، مدیر آموزشگاه بیشترین زیان را می بیند. تصور کنید محیط آموزشگاه شلوغ و مملو از مراجعه کننده است و نرم افزار شما به مشکلی برخورد کرده است (مثلا سیستم بصورت غیر منتظره خاموش شود و بعد از آن، اجرای نرم افزار با خطا مواجه شود) و نیاز مبرم به کمک دارید. در این حالت اگر مشکل شما بصورت لحظه ای رفع نشود چقدر زیان می بینید؟در این لحظه اگر شرکت مورد نظر به شما بگوید که فقط و فقط از طریق تیکت به مشکلات پاسخ می دهد، آیا مشکل شما در سریعترین زمان ممکن حل خواهد شد؟یا اگر مشکلی دارید که نیاز است سریعا برطرف شود و شرکت مورد نظر، عنوان کند این مشکل در آپدیت های آینده رفع خواهد شد، باعث ایجاد نارضایتی می گردد.

پس توجه به نحوه پشتیبانی از نکات مهم در انتخاب نرم افزار است. بهترین راه حل برای آگاه شدن از نحوه و کیفیت پشتیبانی شرکت، پرس و جو از مشتریان آن شرکت است. از مسئول فروش نرم افزار بخواهید شماره تماس چند مشتری (حتی الامکان به انتخاب خودتان) را به شما ارائه کند و شما از مشتریان آنها از این مسئله بطور عملی آگاه شوید.

قیمت نرم افزار

این فاکتور مطمئنا برای همه مهم است. هیچوقت نباید به این مسئله به تنهایی نگاه کرد. یعنی اگر قیمت یک نرم افزار 1000 باشد و قیمت نرم افزاری دیگر 2000 باشد، حال این سوال مطرح میشود که : نرم افزار گران تر بهتر است یا ارزانتر؟

ممکن است ارزان بودن یک محصول علتی داشته باشد و نرم افزار ارزانتر خوب و کاربردی باشد اما بخاطر سیاست های فروش شرکت، با قیمت کمتری ارائه شود و نرم افزار گران تر امکانات چندانی نداشته باشد، برعکس ممکن است نرم افزار گران تر نرم افزار کاملی باشد که علتی ست بر گرانی آن.

در قیمت گذاری عوامل مهمی باید در نظر گرفته شود. شما با مقایسه امکانات و قیمت نرم افزارهای مختلف، تقریبا به یک قیمت منصفانه و عقلانی دست خواهید یافت. نباید گول ظاهر و مغلطه کاری تولید کنندگان نرم افزار ها را بخورید. خودتان با بررسی دقیق و مقایسه می توانید به اطلاعات با ارزشی دست پیدا کنید.

به روز بودن نرم افزار

با گذر زمان نیازهای جدیدی برای ما پیش می آید. آموزشگاه هم از این قاعده مستثنی نیست. وقتی تکنولوژی پیشرفت می کند باید نرم افزار شما هم بتواند شما را با آن همگام کند. مثلا چند وقتی است که تب استفاده از گوشی های هوشمند بالا گرفته و این مسئله باید برای شما هم خوشایند و درآمد زا باشد. نرم افزاری که در n سال پیش تولید شده و با تکنولوژی آن زمان به بازار آمده نباید در آن زمان بماند. این بدان معنی نیست که هر نرم افزاری که جدیدتر تولید شده بهتر است. در مطالب قبلی گفتیم که سابقه شرکت و عمر نرم افزار نشان دهنده پختگی آن است. اما نرم افزاری که به روز نشود ممکن است به این معنی باشد که این نرم افزار در هر زمان که نوشته شده به همان حالت رها شده و دیگر تیمی از آن پشتیبانی نمی کند و ایرادات آن را رفع نمی کند و امکانات جدید و طبق نیاز روز به آن اضافه نمی شود. در این صورت شما با نرم افزاری بسته شده مواجهید که نیازهای شما را مرتفع نمی کند. پس توجه به این نکته هم مهم است.

کاربرپسند بودن و راحتی کار با آن

ظاهر نرم افزار باید برای آموزشگاه داران و پرسنلی که می خواهند با آن کار کنند، جالب باشد تا بتوانند براحتی با آن ارتباط برقرار کنند. اگر کاربران یک نرم افزار کار با آن را امری بسیار سخت ببینند از یادگیری آن فرار می کنند یا در صورت اجبار، فقط بخش هایی که مجبورند را یاد می گیرند و این برای کاربر اصلا خوب نیست. کاربر باید با ظاهر و نحوه کارکرد نرم افزار ارتباط برقرار کند. هر چند راهنمای نرم افزار هم باید در دسترس کاربران باشد.

تکمیل بودن پکیج

داشتن یک سری امکانات نه تنها برای آموزشگاه راحتی بیشتر می آورد، بلکه باعث بالا رفتن جایگاه آموزشگاه در نظر افراد می شود یا به قول معروف "کلاس آموزشگاه را بالا تر می برد". تصور کنید اگر فردی به آموزشگاه مراجعه کند و در صورت ثبت اطلاعاتش در سیستم فورا برای او یک پیامک بیاید که فلانی به آموزشگاه ما خوش آمدید، مطمئن باشید این حرکت در ذهن او خواهد ماند و برای آن آموزشگاه شان بالاتری قائل خواهد بود. به همین ترتیب فرض کنید اعضای آموزشگاه شما یا والدین آنها بتوانند نمرات خود را در گوشی هوشمند خود ببینند، یا والدین بتوانند در هر زمان ممکن در شبکه های اجتماعی به اطلاعات فعالیت فرزندشان در آموزشگاه مثل نمرات، غیبت ها و ... دست پیدا کنند، یا اساتید آموزشگاه بتوانند با گوشی هوشمند خود در کلاس حضور و غیاب انجام دهند و در هر زمان و مکانی نمرات کلاس را ثبت کنند، این ماجرا بسیار برایشان خوشایند است و باعث محبوبیت هرچه بیشتر آموزشگاه شما می شود. پس توجه به این نکته که نرم افزار انتخابی شما می بایست انواع مختلفی از امکانات در قالب ابزار های کاربردی را ارائه کند هم مهم است.

بررسی آمار مشتریان

تعداد مشتریان هم می تواند دلیل خوبی برای انتخاب نرم افزار باشد. نرم افزاری که مشتری زیادی دارد مطمئنا نرم افزار خوبی بوده که محبوب شده است. هر چند در این موضوع باید حرف های برخی مشتریان را هم شنید و از رضایت و عدم رضایت آنها آگاهی پیدا کرد. باز هم می توان از شرکت ارائه دهنده درخواست کرد که اطلاعاتی در این مورد به شما بدهد.

سایر موارد

موارد دیگری نیز در انتخاب دخیل هستند که بسته به سلایق افراد از درجه اهمیت های متفاوتی برخوردار است. نحوه برخورد و پاسخگویی پرسنل و کادر شرکت، میزان هزینه های جانبی در کنار هزینه اصلی تهیه نرم افزار، نحوه آموزش کار با نرم افزار، اطمینان از ماندگاری اطلاعات در صورت بروز مشکل در سیستم عامل، بازه زمانی روزانه جهت پاسخگویی شرکت به شما.